Ratgeber Notebook & Computer E-Mail Postfach aufräumen – so halten Sie Ordnung
Ordnung ist das halbe Leben – das sagt man so schön. Stimmt. Die Idee: Wenn Sie sich um die Form gekümmert haben, ist‘s mit dem Inhalt gar nicht mehr so kompliziert. Dieses Prinzip ist super und auf so ziemlich alle Lebenslagen anzuwenden – auch in Bezug auf Ihr E-Mail Postfach. Nicht selten stapeln sich dort dutzende (oder sogar hunderte) Mails, die keinen richtigen Platz haben. Manche sind gelesen, manche nicht. Andere wandern, ohne dass Sie es mitbekommen haben in den Spam. Arbeits- und private Mails vermischen sich und ergeben ein kleines Chaos im E-Mail Postfach. Die Folge: Alles ist unübersichtlich und Sie finden wichtige Mails unter Umständen nicht mehr wieder. Das ist blöd und sollte natürlich vermieden werden. Was also tun? Korrekt: Sie sollten Ihr E-Mail Postfach aufräumen. Wir verraten Ihnen, wie Sie dies am besten tun und was Sie zu E-Mail Programmen außerdem wissen sollten.
Newsletter und Arbeitsmails: Ein Drunter und Drüber
Der Hahn kräht, die Sonne geht auf, der Tag beginnt langsam, der Kaffee steht auf dem Herd, Sie setzen sich an den Schreibtisch und klappen den Laptop auf. Browser öffnen, Klick aufs E-Mail Programm und dann passiert es: Chaos. Ein heilloses Durcheinander aus unterschiedlichen Mails, Newsletter Abos, Nachrichten von Ihrer Personalabteilung, die Uni will wieder irgendetwas und die Hausverwaltung hat auch geschrieben. Zwischendurch Werbemails, Douglas schickt einen Promocode mit 10 Prozent für den nächsten Einkauf (aber nur bis Ende des Monats), wo war nochmal Ihr Mietvertrag im Anhang, den Sie gestern Nacht hochgeladen haben? Alles drunter und drüber. Hier hilft nur eines: Aufräumen! Wir sagen Ihnen, wie Sie das am besten tun und was Sie beim Umgang mit E-Mail Programmen beachten sollten.
Warum soll man Spam-Mails nicht löschen?
Ein großer Faktor, wenn es ums Ordnung halten in Mail Programmen geht, sind Spam Nachrichten. Klar, einer der ersten Reflexe bei Spam ist ihn einfach zu löschen. Aus den Augen, aus dem Sinn. Klingt sinnvoll, ist tatsächlich aber nicht immer so gut. Natürlich nervt Spam: Sobald Sie ein E-Mail Konto besitzen, ist auch der Spam nicht weit. Mitgehangen, mitgefangen – wie man so schön sagt.
Ihre Mail Adresse und Spam – das geht Hand in Hand. Glücklicherweise werden die Mail Programme und die dahinterliegende KI immer besser, sodass ungewollte Nachrichten gleich ins Spam Postfach wandern. Das ist schonmal gut. Dennoch verfügt nicht jeder über ein super sicheres Mail Programm, das Spam gleich entfernt. Zudem ist der Spam auch in den extra Postfächern noch da. Ein bisschen wie Unkraut also, nur in digital. Wie damit umgehen? Im Artikel Spam Mails – so gehen Sie mit den Nachrichten richtig um verraten wir Ihnen, was Sie mit ungebetenen Mails tun.
Wie das E-Mail Postfach aufräumen?
Genau wie Ihre Wohnung, gilt es auch Ihr E-Mail Postfach regelmäßig aufzuräumen. Dazu zählt z.B., dass Sie Ihre E-Mails in Ordnern nach sinnvollen Kategorien sortieren. Verschaffen Sie sich einen Überblick: Schauen Sie sich die Nachrichten der letzten vier Wochen an: Erkennen Sie hier wiederkehrende Themen, Prozesse und Personen? Wenn Sie ein Gefühl für sinnvolle Kategorien bekommen haben, legen Sie entsprechende Ordner an, die Sie beispielsweise nach Personen oder Themen benennen.
Es hilft zudem, wenn Sie eingehende E-Mails automatisch oder per Hand sortieren. Heißt: Sie können die E-Mails, die eingehen, entweder händisch in Ordner sortieren oder bestimmte Regeln festlegen, nach denen sie Outlook oder Gmail automatisch ablegt. Beides ist super. Schauen Sie, mit welcher Variante Sie besser zurechtkommen: Sollten Sie sich z.B. schnell überfordert fühlen, wenn Sie die vielen neuen Nachrichten in Ihrer Inbox sehen, dann ist eine automatische Sortierung keine schlechte Idee.
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Welches ist der beste kostenlose E-Mail-Anbieter?
Ordnung ins E-Mail Postfach zu bringen ist das A und O. Bevor Sie das tun können, steht jedoch die Wahl des richtigen Programms an. Es gibt zahlreiche E-Mail Tools auf dem Markt, viele davon sind kostenlos. Vielleicht möchten Sie sogar eine neue E-Mail-Adresse erstellen, haben aber keine Lust dafür zu zahlen. Kein Problem, denn es gibt genügend Anbieter, die Ihnen das Kreieren kostenloser E-Mail Adressen ermöglichen.
Das Beste daran: Oftmals müssen Sie selbst bei einem kostenlosen Anbieter nicht auf Zusatzfunktionen, Werbefreiheit und grenzenlosen Speicherplatz verzichten. Mega gut. Im Ratgeber Kostenlose E-Mail-Adresse: Die besten Anbieter im Test zeigen wir Ihnen, welche Dienstleister einen kostenfreien E-Mail Account erlauben und wie Sie ihn erstellen können. Zudem präsentieren wir die besten kostenlosen Anbieter und zeigen, was für Funktionen sie bieten.
Wie organisiere ich am besten meinen Posteingang?
Es ist gar nicht so schwierig Ordnung in Ihren Posteingang zu bekommen. Im Folgenden geben wir Ihnen fünf praktische Tipps an die Hand:
- Wählen Sie die Adressaten gut aus. Wer gehört in CC, wer in BCC? Überlegen Sie, wann Sie den Verteiler ans gesamte Team nutzen. Wenn Sie einer Person antworten, müssen Sie dann zwangsläufig auch allen anderen in CC antworten?
- Sorgen Sie auf der Arbeit dafür, dass bestimmte Kommunikationsregeln gelten. Solche E-Mail Spielregeln helfen, den Informationsfluss im Arbeitsalltag effizient bzw. knapp zu halten: Bis zu welchem Zeitpunkt muss geantwortet werden? Wer kommt in Kopie und Blindkopie?
- Nutzen Sie Abwesenheitsnotizen. Sollten Sie in den Urlaub fahren, krank oder auf Dienstreise sein und Ihre E-Mails nicht lesen können, dann sollten Sie eine entsprechende Abwesenheitsnotiz einrichten. Damit sparen Sie sich nervige Nachfragen.
- Versuchen Sie auch selbst weniger E-Mails zu schreiben. Vermeiden Sie es, unnötige Unterhaltungen in E-Mails zu führen und in eine Art E-Mail-Ping-Pong zu geraten. Wofür braucht es wirklich eine E-Mail, was geht vielleicht auch per Teams, was per Anruf?
- Trennen Sie unbedingt private und berufliche E-Mails. Nutzen Sie lieber nicht ein Postfach für alles. Wenn Sie auf Arbeit nicht von E-Mails Ihrer Hausverwaltung oder andersherum im privaten Postfach Kundenmails lesen wollen, dann trennen Sie beides.
Wie viele E-Mail-Adressen darf man bei Gmail haben?
Ihr E-Mail Postfach aufzuräumen, ist in jedem Mail Programm sinnvoll. Zu den populärsten Apps zählen Outlook und Gmail. Insbesondere Letzteres erfreut sich wachsender Beliebtheit. Gmail bietet Ihnen super viele Funktionen, auch das Führen mehrerer E-Mail Adressen. Ein zweiter Gmail Account lohnt sich aus vielen Gründen und sei Betreibern einer Website (mit eigener Mail Adresse) wärmstens ans Herz gelegt. Dies spart nämlich Zeit und Nerven. Glücklicherweise ist ein zweiter Gmail Account relativ einfach einzurichten. Damit dennoch nichts schiefgeht, erklären wir Ihnen im Artikel Zweiter Gmail Account: Personalisierte Mail nutzen, wie sich ein zweiter Gmail Account erstellen lässt.
Was kann man mit Yahoo machen?
Wenn über (das Aufräumen von) E-Mail Apps geredet wird, dann fallen meist Namen wie Outlook oder Gmail. Das sind aber natürlich nicht die einzigen Mail Programme. Kennen Sie noch Yahoo? Ein echter Pionier in den 90ern und 00er Jahren, gilt heute jedoch als alt und nicht mehr zeitgemäß. Weit gefehlt! Denn auch Yahoo hat sich in den vergangenen Jahren weiterentwickelt und ist mit der Zeit gegangen. Seit kurzem wurde der Dienst komplett überarbeitet und verspricht ein kinderleichtes Organisieren all Ihrer Nachrichten. Im Artikel Diese Funktionen bietet Ihnen die neue Yahoo App verraten Ihnen, was die App tatsächlich kann und ob sich ein Herunterladen lohnt.
