Ratgeber Apps & Programme Datenorganisation – so halten Sie Ihren PC sauber
Auf einem Computer sammeln sich zig Dateien an. Das was Sie gerade suchen, finden Sie allerdings meistens nicht. Und spätestens, wenn die nächste Steuererklärung fällig ist oder Sie sich auf die Suche nach den letzten Urlaubsbildern machen, wird oftmals klar: Hier herrscht Chaos. Gerade wer seinen Laptop vermehrt nutzt oder dort wichtige Dateien speichert, sollte sich deshalb regelmäßig um die Datenorganisation kümmern. Denn wenn wesentliche Verträge, Passwörter oder wichtige Erinnerungen aus dem Privatleben fehlen, kann das oft unschöne Folgen mit sich bringen. Damit das nicht passiert, geben wir Ihnen praktische Tipps, wie Sie für eine bessere Datenorganisation auf Ihrem PC sorgen. Getreu dem Motto „Ordnung ist das halbe Leben“ erklären wir Ihnen, wie sich Daten sortieren lassen und was Sie dabei beachten sollten.
Setzen Sie auf eine sinnvolle Ordnerstruktur
Ein absolutes Muss bei der Datenorganisation ist eine sinnvolle Ordnerstruktur. Eine Ordnerstruktur ist die Grundlage dafür, dass Sie Daten erfolgreich sortieren und später leichter finden können. Hierfür sollten Sie besonders aussagekräftige Begriffe für jeden Ordner verwenden. Dabei unterscheiden die meisten zwischen beruflichen und privaten Dateien. Wer das nicht möchte, kann zu klaren Beschriftungen wie „Bilder“, „Dokumente“ oder „Musik“ zurückgreifen. Auf den Unterebenen können Sie dann spezifischere Begriffe verwenden. Somit können in dem Ordner „Bilder“ alle Fotos hinterlegt werden und diese dann nach Datum oder Ereignis sortiert werden. Beispielsweise mit den Titeln „2019“ oder „Urlaubsfotos“. In diesem Ordner können Sie dann weitere Unterordner anlegen mit dem Namen der jeweiligen Monate oder dem Titel des jeweiligen Erlebnis.
Es empfiehlt sich dabei eine besonders klare und simple Struktur. Somit sollte die Verschachtelung auf maximal drei bis vier Ebenen stattfinden. Bei einem Ordner mit Dokumenten, können Sie diese beispielsweise unterteilen in Unterordner wie „Verträge“, „Bank“ oder „Rechnungen“. Musik kann dagegen in Genres unterteilt werden. Gerade wer seine Ordner mit anderen Personen teilt, sollte dabei auf eine besonders übersichtliche Ordnerstruktur achten, damit die Datenorganisation für jeden leicht begreiflich ist.
Einfachere Datenorganisation dank Beschriftung
Ein weiteres wichtiges Tool beim Daten Sortieren ist eine klare Beschriftung. Denn mittlerweile bietet jedes Betriebssystem eine klar verständliche Suchfunktion. Mit dieser können Sie innerhalb von wenigen Sekunden die gewünschte Datei finden. Dies funktioniert aber nur unter der Voraussetzung, dass diese aussagekräftig beschriftet wurde. Wenn Sie beispielsweise nach einem Songtitel von einem Künstler suchen, die Datei aber unter einer Nummerierung abgespeichert ist, wird sich die Suche wenig erfolgreich gestalten. Dasselbe gilt für Bilder, die lediglich unter einer fortlaufenden Nummer abgespeichert sind. Achten Sie deshalb bereits beim Hochladen und Abspeichern von Dateien darauf, diese korrekt zu beschriften. Wer Fotos hochlädt, kann es sich besonders einfach machen und alle Bilder direkt unter einem Begriff uploaden. Dabei können Sie den jeweiligen Monat und das Jahr verwenden oder auch ein zutreffendes Schlagwort wie „Sommerurlaub“ oder „Geburtstagsfeier“. Damit gestaltet sich die Datenorganisation sowie die spätere Suche nach Dateien wesentlich leichter.
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Daten sortieren und doppelte Dateien vermeiden
Nicht selten werden Daten doppelt gespeichert. Dies kann aufgrund von Fehlern passieren. Meistens ist es aber der Fall, dass Nutzer damit auf Nummer Sicher gehen möchten. Bei der Datenorganisation ist dieses Vorgehen jedoch fatal, denn je mehr Daten sich auf dem Rechner befinden, desto mehr Speicherplatz wird genutzt. Deshalb sollten Sie beim Daten Sortieren regelmäßig kontrollieren, ob es Duplikate auf Ihrem PC gibt und diese gegebenenfalls löschen. Hierzu können Sie spezielle Programme nutzen, die auf das Auffinden von Dubletten spezialisiert sind. Als Freeware empfiehlt sich das Programm Auslogics Duplicate File Finder. Mit diesem können Sie einzelne Ordner oder gleich den gesamten PC überprüfen lassen. Dabei sucht das Programm anhand verschiedener Kriterien wie derselben Dateigröße oder demselben Dateinamen. Besonders praktisch: Sie können dabei selbst auswählen, ab welcher Größe eine Datei relevant ist und gefunden werden soll. Somit können Sie sich ausschließlich auf die Bereinigung von besonders großen Dateien konzentrieren.
Suchfunktion anpassen beim Daten Sortieren
Die Suchfunktion von iOS, Windows und Co. kann bei der Suche nach einzelnen Dateien enorm hilfreich sein. Allerdings kommt es hierbei immer auf die richtige Einstellung an. Wenn Sie lediglich auf eine automatisierte Suche zurückgreifen, müssen alle Dateien vom Betriebssystem indiziert werden und das kann ordentlich Zeit in Anspruch nehmen. Die gute Nachricht: Sie haben die Möglichkeit, die jeweilige Suchfunktion individuell anzupassen. Dabei können Sie sich bei der Indizierung auf bestimmte Ordner beschränken und die Datenorganisation damit deutlich beschleunigen. Geben Sie hierfür einfach an, in welchem Ordner Sie die Datei vermuten. Anschließend wird die Suche nur in diesem Ordner durchgeführt.
Erstellen Sie ein Backup aller wichtiger Dateien
Um sich abzusichern, sollten Sie außerdem immer ein Backup von allen wichtigen Dateien erstellen. Folglich haben Sie keine Probleme bei der Datenorganisation, falls Ihr Laptop oder PC kaputt geht oder es zu Problemen bei einem Software-Update kommt. Dies gilt insbesondere für abgeschlossene Verträge oder Bilder, die Ihnen besonders am Herzen liegen. Hierfür haben Sie gleich mehrere Möglichkeiten. Eine beliebte Option ist das Speichern der Daten in einer Cloud. Hierfür können Sie sich einen Cloud-Anbieter Ihrer Wahl suchen und anschließend einen Account anlegen. Besonders beliebt ist die Cloud von Apple sowie Dropbox und Google Drive. Dort können Sie dann mit einer geeigneten Struktur alle wertvollen Dateien hochladen und Ihre Daten sortieren. Eine zweite Möglichkeit ist die Datenorganisation mit einer zweiten Festplatte. Dort können Sie alle wertvollen Daten zusätzlich sichern. Je nach Gerät kann eine zweite Festplatte in den Rechner eingebaut werden oder einfach anhand eines Kabels angeschlossen werden. Eine nicht verbaute externe Festplatte kann nach der Datenorganisation an einem sicheren Ort hinterlegt werden und als Backup dienen.
